Insbesondere vor dem Hintergrund steigender Neuinfektionen stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie das Back-to-Office Thema für Arbeitnehmer am Arbeitsplatz nachhaltig, sicher, und schnell umgesetzt werden kann. Hierbei sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen, die bereits in unserem Blog: Technologie für das 2 Meter Büro (6 Feet Office) beschrieben worden sind. Das Beratungs-, Planungs- und Projektmanagementunternehmen, Drees & Sommer hat nun mit Thing-it für ihre über 3500 Mitarbeitern an 46 Standorten weltweit eine Löung über die Buchung geeignet verteilter Arbeitsplätze umgesetzt.

Die Vorgabe war: es darf nicht wesentlich länger als 3 Wochen dauern, bis alle 3000+ Mitarbeiter an allen 30 von 32 Standorten Arbeitsplätze buchen können.

Dies war nur durch eine intensive und ineinandergreifende Arbeitsweise zwischen dem Core Team bei Drees & Sommer und uns möglich.

Als jemand, der die (Buchungs-)App bei Drees & Sommer von Anfang an begleitet hat und auch in der Umsetzung bei unseren verschiedenen Kunden wie CA Immo/cube berlin und Fond of/The Ship mitgestalten durfte, habe ich über die vergangenen 2 Jahre gesehen, wie die App aufgrund vieler praktischer Erfahrungen im Demozentrum und der Testphase in unserem Aachener Büro sowie über Feedback aus den Projekten, deutlich an Performance, Usability, Stabilität und User Experience gewonnen hat.

Es sind viele Wünsche von Nutzern eingeflossen, die stets - wie in der Softwareentwicklung üblich - kontrovers diskutiert wurden, um das beste Ergebnis zu erhalten.

Besonders die Schnellbuchungsoption für Arbeitsplätze wird aktuell aufgrund der Coronazeit sehr gut angenommen. Ebenfalls die Buchung über Grundriss ist nach meiner Erfahrung bei Kunden wie auch intern sehr beliebt.

Hervorzuheben sind zudem die mittlerweile flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten mit Buchung von Zusatzoptionen (Catering, Equipment, etc.) sowie funktional die Möglichkeit zur automatischen Freigabe bei Nichterscheinen.

Markus Kluck, Leiter des Expertenteams für Digitalisierung

Vorgehen

Im ersten Schritt musste Drees & Sommer die Grundlagen bereitstellen. Dazu war eine umfassende Recherche notwendig, um die Grundrisspläne aller umzusetzenden Büros zu lokalisieren und genau zu definieren. Dies diente der optimalen und detaillierten Verortung der Arbeitsflächen und wie diese von Arbeitnehmern angewendet und gebucht werden dürfen.
Nachdem alle Unterlagen zusammen gestellt waren, erfolgte das Digitalisieren der Grundrisspläne durch unser Professional Services Team. Konkret bedeutete dies, dass in unserem Portal ein digitaler Zwilling für jedes der Gebäude durch das Building Information Management (BIM) geschaffen wurde, damit anschließend die Tische und dessen Verortung virtuell implementiert werden konnten.
Diese Arbeitsplätze sind mit einer eindeutigen ID gekennzeichnet, die den genauen Standort erkennbar machen. Zusammen mit der digitalen Implementierung der Arbeitsflächen in das Gebäudemodell, erfolgte über das Importieren auch das Anlegen von Buchungskalendern, ggf. mit spezifischen Buchungsregeln (Dauer, frühestmöglicher Buchungszeitpunkt). Diesen Kalendern sind unter anderem Schlüsselworte, wie z.B., „Quiet“ oder „Open Space“ zugeordnet, die das Auswählen einer idealen Arbeitsatmosphäre über die App mühelos ermöglichen:

Auswertungentracing im Infektionsfall

Die Arbeitsplatzbuchung ermöglich bei Meldung eines Infektionsfalls festzustellen, welche Mitarbeiter sich in der Nähe des infizierten Mitarbeiters aufgehalten haben - an Arbeitsplätzen in der Nähe, auf demselben Stockwerk oder im selben Gebäude. Natürlich nur, wenn die Mitarbeiter ihre Buchungen nicht als 'privat' markiert haben.

Wenn die Buchung z.B. über Barcodescan am Platz bestätigt wurde ('einchecken') sind diese Informationen ähnlich akkurat wie eine echte Innenstandortsbestimmung z.B. über Bluetooth-Beacons oder ein Contact Tracing wie in der Corona Warn-App des Bundes.

Potentiell gefährdete Mitarbeiter können schnell per Mail informiert, kontaminierte Flächen schnell desinfiziert werden.

Ausgeglichene Flächennutzung

Neben der Buchbarmachung der Arbeitsflächen umfasst das Ergebnis auch eine genaue Übersicht über die Lokalisierung der Schreibtische, einschließlich der Information, ob ein Tisch gebucht ist, wodurch das Erstellen von Auslastungsübersichten ermöglicht wird. Diese Auslastungsanalysen können Gebäude, Stockwerke oder nur bestimmte Räume erfassen und ermöglichen die Darstellung der prozentualen Nutzung des Bereichs in einem bestimmten Zeitraum.

Die Digitalisierung eines Bürogebäudes durch die Thing-it Plattform hilft ein geschütztes Arbeitsumfeld zu schaffen. Gleichzeitig wird ein nachhaltiges Arbeitsumfeld der Zukunft realisiert.

Back-to-Office. Safe, smart, and productive.

30 Standorte, 3000+ Mitarbeiter in 3 Wochen

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