07. Juli. 2025 - 4 Min. Lesezeit

Catering-Management –
so effizient wie noch nie!

Meeting-Organisation - von analogen Prozessen über Schatten-IT zu einer Lösung mit echter MS 365 Integration: Wie du deine Raum- und Catering-Buchung endlich effizient und nutzerfreundlich in einem Schritt erledigst.

By Vanessa Meißner

Während smarte Gebäude, vernetzte Arbeitsplätze und MS 365 längst zum Alltag gehören, zeichnet sich in der Praxis oft ein ganz anderes Bild ab, wenn es um alltägliche Abläufe wie die Organisation von Meetings geht. In vielen Unternehmen laufen diese Prozesse manuell, fehleranfällig und dadurch zeitraubend ab. Einige Unternehmen vertrauen auf vermeintlich effizientere Catering-Management-Systeme, doch die Lösungen am Markt blieben bisher fehleranfällig und wenig nutzerfreundlich – bis jetzt!

Eine typische Situation im Office: Ein Meeting mit internen und externen Gästen ist zu organisieren. Dafür soll ein Raum gebucht und ein Mittagssnack bestellt werden. Zudem muss beachtet werden, dass sich einige Gäste remote dazuschalten werden. Wie in den meisten Unternehmen dienen Outlook und Teams als Tools der hybriden Umsetzung.

Die Aufgabe klingt einfach und wenig komplex – so KANN es auch sein (mit dem richtigen System).

In Unternehmen ohne Catering-Managment-System führt jedoch bereits eine solche Organisation schnell zu Ineffizienzen, Frustration und Fehlern. Doch auch vermeintlich unterstützende Systeme birgen Risiken für Fehler sowie hohe Prozesskosten und Nachteile in der Nutzerfreundlichkeit, wenn sie nicht über eine ECHTE Integration mit MS 365 verfügen.

Glücklicherweise entwickeln sich die Systeme stetig weiter. Wir von Thing-it haben kürzlich ein Catering-Management-System auf den Markt gebracht, dass wirklich in MS 365 integriert ist – für maximale Effizienz und Nutzerfreundlichkeit zu minimalen Kosten.

Ein kurzer Überblick über die Evaluation des Catering-Managements im Rahmen der Meeting-Organisation

Stufe 1: Systemlos im Planungschaos

Wer Catering nicht systemisch organisiert balanciert zwischen Excel-Listen, Mails und Anrufen beim Caterer. Aufwendig wird es hierbei insbesondere bei notwenigen Änderungen an den Bestellungen. Die manuellen Prozesse haben eine hohe Fehleranfällig und kosten zudem wertvolle Zeit (und Nerven). Raum- und Catering-Buchung haben hier keine Schnittstelle. Oft passiert es somit auch, dass Auf- und Abbauzeiten nicht eingeplant werden.

Fazit: Geringe Nutzerfreundlichkeit, hohe Fehleranfälligkeit und hohe Prozesskosten.

Stufe 2: Fassade statt Verbesserung / Die falsche Freundin

Wer über ein Catering-Management-System verfügt spart sich zumindest schon einmal das hin und her zwischen verschiedenen Anwendungen. Sowohl der Meetingraum als auch das Catering können zumeist gemeinsam in Outlook gebuchtwerden. Unterstützt durch einen Catering-Shop spart man sich ein wenig Aufwand und Nerven. Dennoch bleibt eine hohe Fehleranfälligkeit, denn bei den bisherigen Lösungen auf dem Markt, fehlt die Synchronisation zwischen Catering-System und MS 365. Der User bucht zwar über ein Add-In in Outlook, aber es finden parallel zwei Ressourcenverwaltungen statt: in Outlook und im Drittsystem. Die MS 365-Integration wird lediglich suggeriert. Bei genauerem Hinsehen erkennt man jedoch Insellösungen. Der Raum wird aus dem Drittsystem oft nur als Teilnehmer zu einem Meeting eingeladen. So entsteht lediglich der Eindruck einer echten Integration. Die Folge: eine fehlende Kompatibilität mit Teams Rooms für remote Teilnehmer fehlt. Außerdem ist die inkludierte Buchung von Auf- und Abbauzeiten nicht möglich und es bleibt das Risiko für Doppelbuchungen oder fehlende Raumabsagen bei Plan-Änderungen.

Fazit: verbesserte Nutzerfreundlichkeit, aber weiterhin fehleranfällig und klare Abstriche in der Effizienz.

Stufe 3: Integriert. Effizient. Nutzerfreundlich.

Mit echter Integration in MS 365 bietet das Catering-Management-System von Thing-it maximal Nutzerfreundlichkeit bei minimaler Fehleranfälligkeit zu minimalen Prozesskosten.

Die Key Benefits:

Bidriektionale Synchronisation bei der Ressourcenverwaltung

„One single Source of truth“

100% kompatibel mit Teams Rooms

Volle Hardware-Flexibilität bei Room Panels

Buchung von Auf-/Abbauzeiten - automatisch und für Teilnehmende unsichtbar

So geht effiziente und nutzerfreundliche Ressourcenplanung.

Der gebuchte Raum wird direkt als Microsoft Outlook Ressource reserviert. Nötige Auf- und Abbauzeiten für das Catering werden in gesonderten Terminen für den Raum berücksichtigt. Diese werden an den Caterer gesandt, damit ihm Zeit für seine Vorbereitungen bleibt. Die Teilnehmer erhalten nur den eigentlichen Termin.

Im Zentrum steht das Outlook Add-In, das in Microsoft 365 eingebettet ist. Die Nutzer buchen in der gewohnten Outlook-Umgebung einen verfügbaren Raum und bestellen das gewünschte Catering über einen Shop direkt dazu – ohne nervige Bestelllisten oder einen Wechsel in Drittsysteme, aber dafür mit maximaler Nutzerfreundlichkeit!

Bestellungen und Änderungen gehen direkt per E-Mail an den Caterer – stets verlässlich und ohne zusätzliche Tools. Und auch das Backend bietet ihm stets eine aktuelle Übersicht inkl. live-Updates bei Änderungen. Änderungen am Raum birgen dank der bidirektionalen Synchronisation nicht das Risiko einer Doppelbuchung oder fehlenden Raumfreigaben.

„Wer Microsoft 365 produktiv nutzen will, braucht keine Insellösung – sondern ein System, das sich wirklich integriert. Genau das liefern wir mit unserem Catering-Management: eine Lösung, die sich anfühlt, als wäre sie von Microsoft selbst“

Klaus Berberich,
Mitgründer und Geschäftsführer, Thing-it

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