Technologie für das 2 Meter Büro (6 Feet Office)

Wie kann Technologie dabei unterstützen, das 2 Meter Büro (6 Feet Office) umzusetzen?

by Marie Dahmen

Executive Summary

Das 2 Meter Büro Konzept sorgt dafür, dass Mitarbeiter mit einem Mindestabstand von 2 Metern zueinander arbeiten. Eine Reihe einfach zu implementierender Lösungen erlaubt es, dieses Konzept mit Technologien zu unterstützen:

  1. Selektion der Arbeitsplätze, an denen gearbeitet werden darf. Dies ist in der Regel ein Subset der insgesamt verfügbaren Arbeitsplätze.

  2. Einführung eines leicht zu bedienenden Buchungs-Tools, um sicherzustellen, dass nicht mehr Menschen im Büro sind als es sichere Arbeitsplätze gibt und um Mitarbeiter selbst organisieren zu lassen, wer wann im Büro ist.

  3. Intensive Reinigung von Arbeitsplätzen, die genutzt wurden.

  4. Sensorik die im Bestand nachgerüstet werden kann, erlaubt es unter anderem, Fehlnutzungen zu erkennen und darauf zu reagieren.

Wer Interesse an einem detaillierteren Austausch zu dem Thema oder an einer Demo hat, kann mich über den Action Button auf dieser Seite oder über LinkedIn gern anschreiben oder Thing-it auf LinkedIn folgen.

Hintergrund

Cushman & Wakefield hat in Amsterdam das Konzept des 6 Feet Office entwickelt. Es verfolgt das Ziel, Unternehmen dabei zu helfen, Social Distancing und Büroalltag miteinander zu vereinbaren. Das Konzept ist rein analog und beinhaltet keine Hinweise zu Technologie.

Als Experte für Bürodigitalisierung greife ich dieses in sich schlüssige Konzept auf und möchte darstellen, wie es mit Technologie unterstützt werden kann. Als Beispiel dient unsere Niederlassung im Bad Homburger Lokschuppen.

Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen definieren

Unser Office im Lokschuppen hat 14 Arbeitsplätze für mehr als 20 Mitarbeiter. Aufgrund der baulichen Gegebenheiten können wir in unserem Büro die Arbeitsplätze nicht so umstellen, dass alle 14 Arbeitsplätze 2 Meter voneinander entfernt sind. Stattdessen definieren wir explizit, an welchen Arbeitsplätzen noch gearbeitet werden darf und an welchen nicht.

Im Grundriss zu erkennen sind unsere 4 Büros mit insgesamt 14 Arbeitsplätzen - die drei Räume oberhalb des Flures und der eine am rechten oberen Rand des Bildes. Die Besprechungsräume ignoriere ich für den Moment.

Mit Social Distancing Maßnahmen haben wir nun noch 6 von 14 Arbeitsplätzen zur Verfügung.

Knappheit von Arbeitsplätzen managen

Wie man von einem Technologieunternehmen erwarten kann, unterstützen wir Remote Work in jederlei Hinsicht. Deshalb hatten wir schon immer relativ wenig Arbeitsplätze für unsere Mitarbeiter. Bei uns kommt ein Arbeitsplatz auf ca. 1,5 Mitarbeiter. Durch die Social Distancing Maßnahmen erniedrigt sich die Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze um mehr als 60% auf einen pro ca. 4 Mitarbeiter.

Während alle unserer Mitarbeiter technisch in der Lage sind im Homeoffice zu arbeiten, gibt es dennoch eine Reihe von persönlichen und beruflichen Gründen, die einen Arbeitstag im Büro sinnvoll machen.

Woher weiß ich als Mitarbeiter, ob ich morgen einen Arbeitsplatz im Office haben werde?

Aufgrund der hohen Anzahl der Mitarbeiter pro Arbeitsplatz kann es schnell geschehen, dass zu viele Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sein wollen und nicht für alle ein sicherer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Um dies zu verhindern, setzen wir unser eigenes Produkt ein und buchen Arbeitsplätze ganz einfach und schnell per App. Das ist im Setup wahnsinnig schnell umzusetzen und dauert für die Mitarbeiter nur Sekunden. Damit kann bei uns jeder wissen, ob es noch Social Distancing konforme Arbeitsplätze gibt.

Wie man in 15 Sekunden in unserem Büro einen Arbeitsplatz aus dem Grundriss auswählt und reserviert zeige ich hier:

Wir haben zurzeit noch fest zugewiesene Arbeitsplätze. Wie kommunizieren wir mitten in der Krise einen Wandel des Arbeitsplatzmodells? Wollen wir überhaupt Flex Desking einführen?

Die Corona-Krise hat bereits ein neues Arbeitsplatzmodell etabliert: nahezu 100% Homeoffice. Es geht jetzt aus meiner Sicht darum, ein besseres Arbeitsplatzmodell als das de facto durch Corona erzwungene anzubieten. Ein Vergleich mit der Arbeitsplatzwelt vor Corona ist zwar emotional verständlich, geht aber an der Realität der aktuellen Situation vorbei.

Wir raten unseren Kunden, insbesondere denen mit mehreren großen Locations, buchbare Arbeitsplätze schrittweise einzuführen.

  1. Schritt: Arbeitsplätze im Office anbieten: Nachdem eine Reihe von Arbeitsplätzen identifiziert wurde, an denen gearbeitet werden kann, werden diese einer Gruppe von Mitarbeitern angeboten. So kann z.B. eine Gruppe von 500 Mitarbeitern 50 Schreibtische im Office per Buchung in Selbstverwaltung nutzen. Keiner muss das nutzen, aber es ist eine Option, die viele heute nicht haben und unter Umständen sehr begrüßen. Die Buchung per App erlaubt die Selbst-Organisation und produziert damit wenig Overhead für die Verwaltung.

  2. Schritt: Messen: Sobald gebucht wird fallen Daten an. Wie stark wird das Angebot angenommen? Wollen überhaupt konsistent 50 der 500 Mitarbeiter ins Büro? Sind es viel weniger? Sind es viel mehr? Wie zufrieden sind die Mitarbeiter, die ins Office kommen können? Da die aktuelle Situation für uns alle neu ist, sind derartige verlässliche und konkrete Daten der Schlüssel, der die Strategie zur Wiederbelebung der Büros informieren muss.

  3. Schritt: Anpassen: Die Daten werden schnell zeigen, in welche Richtung sich das Büro weiterentwickeln muss. Wenn es nicht angenommen wird, kann analysiert werden, weshalb das so ist und andere Ansätze können ausprobiert werden. Wenn das Angebot aber gut angenommen wird, sollten mehr Arbeitsplätze auf diese Weise zur Verfügung gestellt werden. Dabei gilt es dann zu beobachten, ob die Social Distancing Disziplin eingehalten wird und ggf. zusätzliche Maßnahmen einzuführen sind. Und diese möchte man dann natürlch wieder vermessen.

Genutzte Schreibtische reinigen

Viren können auf manchen Oberflächen mehrere Tage erhalten bleiben und eine Infektionsgefahr darstellen. Um diese Gefahr zu minimieren sollten Arbeitsplätze täglich gründlich gereinigt werden. Um den Aufwand hierfür vertretbar zu halten sollten die tatsächlich genutzten Flächen bevorzugt gereinigt werden.

Thing-it hat für diese Zwecke eine prioritätsbasierte Steuerung für Reinigungskräfte entwickelt. In dieser Steuerung erfolgt die Disposition der Reinigungskräfte basierend auf Informationen in Thing-it, z.B. welcher Arbeitsplatz gebucht war oder aber - siehe unten - bei welchem Arbeitsplatz Belegung gemessen wurde.

Außerdem bewirkt die Umstellung auf flexible Arbeitsplätze in Kombination mit einer "Clean Desk Policy", dass Arbeitsplätze drastisch bessere Hygienewerte aufweisen. Fest zugewiesene Arbeitsplätze haben offenbar teilweise Hygienewerte, die schlechter als die von WCs sind - so zumindest besagt es HOK's Kay Sargent in folgendem Artikel: Isolation will force office rethink

Eine Umstellung auf dynamische Reinigung funktioniert nur in Zusammenarbeit mit dem Reinigungsdienstleister. Alle deutschen Reinigungsunternehmen, mit denen wir teilweise seit Jahren zusammenarbeiten, sind offen für diesen Wandel. Technologisch und organisatorisch sind sicher Dinge zu klären wie Datenschutz oder technische Ausstattung, was jedoch vor dem Hintergrund der aktuellen Krise gut zu meistern ist. Wir unterstützen gerne bei der Klärung dieser Fragestellungen.

Belegung von Arbeitsplätzen messen

Es kann sich lohnen, zusätzlich zur Buchung in die sensorbasierte Messung der Belegung zu investieren. Gründe hierfür sind:

  1. Fehlnutzungen können mit Sensorik erkannt werden.

  2. Leerbuchungen können verhindert werden.

  3. Zu reinigende Flächen können genauer ermittelt werden.

  4. Der zukünftige Flächenbedarf kann ermittelt werden.

Hardwareoptionen

In Bezug auf Messung der Auslastung von Arbeitsplätzen gibt es eine große Bandbreite an Hardware. Manche Gebäude, wie der cube berlin, The Ship Cologne, oder auch unser Lokschuppen sind bereits baulich mit Systemen ausgestattet, die eine Erfassung der Nutzung erlauben. Zu diesen Systemen gehören z.B. die wtec's smartengine oder auch Vossloh-Schwabe's Blue2Light.

In den allermeisten Büros ist heute allerdings keine Sensorik verbaut, sie muss als Retrofit-Lösung nachgerüstet werden. Dies bedeutet, Sensorik wird nur zum Zwecke der Arbeitsplatzanalyse ausgebracht und erfolgt nicht im Rahmen eines Neubaus oder einer größeren Renovierung.

Der Erfahrung nach sind folgende Aspekte sehr wichtig bei der Hardwareauswahl für den Retrofit:

  1. Kein Kabel notwendig: Die Kosten der Verkabelung übertreffen die Kosten der Sensorik oft um ein Vielfaches. Im Retrofit müssen deshalb Sensoren eingesetzt werden, die keine Kabel benötigen.

  2. Kein Batteriewechsel notwendig: Die Anzahl der benötigten Sensoren geht schnell in die Tausende. Batteriefehler und hoher Verbrauch der Sensorik können einen sehr hohen Wartungsaufwand bewirken, so dass man im schlimmsten Fall Personen nur dazu abstellt, Batterien zu tauschen.

Zwei Technologien, die diese Anforderungen erfüllen, sind:

  1. EnOcean Multisensor: Die Stromversorgung geschieht über eine PV-Zelle auf dem Sensor und die Daten werden per EnOcean Radio an ein Gateway übertragen, von wo aus Thing-it sie aufnimmt.

  2. Disruptive Technologies Temperatursensor: Die Stromversorgung ist über eine interne Batterie mit Haltbarkeit zwischen 5 und 15 Jahren sichergestellt, der Sensor funkt mittels eines Cloud Gateway die Daten in die Disruptive Technologies Cloud, von dort kommen sie zu Thing-it.

In beiden Fällen kann Thing-it aus den Daten der Sensoren ableiten, ob ein Arbeitsplatz belegt ist oder nicht und dies vielfältig nutzen, z.B. zu einer "Live" Anzeige. Die roten Punkt in der Anzeige unten stellen belegte Arbeitsplätze dar.

Fehlnutzung verhindern

Mitarbeiter können sich, wenn sie Arbeitsplatz A gebucht haben, dennoch auf Arbeitsplatz B setzen. Das kann der Fall sein, weil sich der Mitarbeiter aus Versehen an die falsche Stelle setzt oder weil aus irgendeinem Grund die Anweisungen ignoriert werden. Im Beispiel hier ist im Büro oben in der Mitte einer der mittleren Schreibtische belegt, obwohl er das nicht sein sollte.

In dieser Situation hat Thing-it z.B. folgende automatisierte Handlungsoptionen:

  1. Thing-it kann eine Push-Nachricht an alle im Raum befindlichen Personen senden, die an die Social Distancing Regeln erinnert. Es kann sogar direkt darauf hingewiesen werden, welcher Arbeitsplatz nicht belegt sein sollte.

  2. Es kann eine Benachrichtigung per Push-Notifikation oder per Email an andere Teams, z.B. Security oder an den Empfang geschickt werden, damit diese die Situation klären.

  3. Über automatisierte Ausgabe z.B. via IP Lautsprecher oder IP Telefone, kann eine Warnung ausgegeben werden.

  4. Das Licht des Raumes kann als Signal angepasst werden.

Die Sicherheits- oder Real Estate Teams können natürlich auch jederzeit die aktuelle anonymisierte Büronutzung einsehen und darauf reagieren.

Leerbuchungen verhindern

Je mehr Mitarbeiter in das Büro zurückkehren, desto eher führt die Reduzierung der verfügbaren Arbeitsplätze zu einem echten Engpass. Sobald die Auslastung der noch verfügbaren Arbeitsplätze regelmäßig über 80% liegt kann es sinnvoll sein, weitere Optimierungsmaßnahmen einzuführen.

Wenn Thing-it feststellt, dass ein Arbeitsplatz zwar gebucht aber nicht genutzt wird, kann Thing-it den Buchenden fragen, ob der Arbeitsplatz noch benötigt wird. Auf wiederholtes Anfragen hin kann die Buchung auch automatisch wieder entfernt und der Arbeitsplatz als frei gemeldet werden.

Präzision der Reinigungsanforderung

Reinigen aufgrund der Buchungsdaten allein hat aufgrund potentieller Nutzung eigentlich nicht gebuchter Arbeitsplätze die Gefahr, teilweise unpräzise sein. Genauso führen Leerbuchungen zu unnötig erhöhtem Aufwand. Einzelplatz-Sensorik erlaubt es zu unterscheiden, ob ein Arbeitsplatz an einem Tag gar nicht, nur sehr wenig oder stark verwendet wurde, was dann wieder in die Priorisierung der Reinigung einfließt.

Flächenbedarf ermitteln

Mit deem aktuelle hohen Homeoffice-Anteil, einer drohenden Rezession und all den Faktoren, die auch vor Corona schon dafür gesprochen haben, wird sich die Nutzung von Büroflächen stark verändern. Eine der vielen Änderungen wird sein, dass der fest zugewiesene Arbeitsplatz deutlich seltener wird.

Aber wie viele Arbeitsplätze brauche ich in Zukunft? Verlässliche Daten sind essentiell für diese Entscheidung. Auf ein Subset unserer Arbeitsplätze bezogen sieht das z.B. für den Monat März bei uns wie folgt aus:


Es ist deutlich zu erkennen, dass die Bürobelegung nach der zweiten Märzhälfte stark sinkt. Auf die gleiche Art und Weise werden wir auch das "New Normal" in den nächsten Wochen und Monaten beobachten können, um zu entscheiden wie viel Fläche wir wirklich brauchen. Das Dashboard ist dabei auch gut vorbereitet für eine Analyse über mehrere Standorte und unterstützt Dicing und Slicing nach Locations, Teams und Arten von Arbeitsplätzen (z.B. Fokusarbeitsplätze, Telefonarbeitsplätze, Kollaborationsarbeitsplätze, etc.).

Die Investition in die Sensorik zur Arbeitsplatzauslastung kann sich damit schon bei der nächsten Verlängerung des Mietvertrages lohnen, da eine faktenbasierte Entscheidung getroffen werden kann. Ich bin bereit zu wetten, dass in der Zukunft die meisten Unternehmen mit weniger Arbeitsplätzen auskommen können. Meine Empfehlung ist es, die Büros, deren Mietverträge in den nächsten 12-24 Monaten auslaufen, mit erhöhter Priorität mit Einzelplatz-Sensorik auszustatten.

Kundenfragen und Bedenken

In der Diskussion dieser Konzepte werden die folgenden Herausforderungen immer wieder aufgebracht. Ich bin gespannt, welche weiteren noch auftreten werden. Bisher überwiegen aus meiner Sicht die Möglichkeiten die Bedenken deutlich. Dennoch hier zu den Bedenken:

  • Reicht es nicht auch, Stühle an Arbeitsplätzen zu entfernen, an denen nicht gearbeitet werden soll? Oder die Arbeitsplätze anders analog zu markieren?

Um das Social Distancing vor Ort zu managen funktioniert das. Aber nur, solange die Nachfrage nach Arbeitsplätzen geringer ist als das Angebot. Wenn es Knappheit gibt, müssen Mitarbeiter bevor sie ihr Haus verlassen zuverlässig wissen, dass sie einen sicheren Arbeitsplatz haben werden.

  • Wir haben viele kleine Büros und haben unsere Mitarbeiter gebeten, sich abzustimmen, wer wann kommt. Weshalb eine App?

Unserer Erfahrung nach sind Abstimmungsprozesse aufwendig. Strikte Regelungen (Montag Mitarbeiter A, Dienstag Mitarbeiter B, etc.) treffen oft nicht den tatsächlichen Bedarf und sorgen dafür, dass nur innerhalb eines Büros Verfügbarkeiten und Bedarf abgestimmt werden. Dadurch kann es leicht sein, dass ein Mitarbeiter zwar nicht in seinem Büro arbeiten könnte, aber in einem in der Nähe - dies aber schlicht nicht weiß und die Knappheit damit implizit stärker wahrgenommen wird, als sie tatsächlich ist. Dazu ist ad hoc Abstimmung viel aufwändiger, als die gezeigten 15 Sekunden pro Buchung und involviert mehrere Personen. Buchung geht auch per App um 23:30 am Vortag problemlos, da stößt die Peer to Peer Abstimmung an ihre Grenzen.

  • Kann ich nicht mein vorhandenes Kalendermanagementsystem (Outlook, G-Suite, etc.) nutzen?

Rein technisch ist das sicherlich möglich, allerdings sind Outlook und Co nicht auf die speziellen Bedürfnisse der Arbeitsplatzbuchung ausgelegt. Es gibt keine Ansichten des Grundrisses, keine einfache Anzeige nur von verfügbaren Elementen, etc.. Das schnelle und einfache Buchen von Arbeitsplätzen ist aus meiner Sicht kritisch, um Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erhalten.

  • Rechnet sich die Installation von Sensorik?

Das hängt von einer Reihe von Faktoren ab, nicht zuletzt davon, wie das Büro im "New Normal" aussehen soll. Gern helfen wir mit unserem Partnernetzwerk dabei, Installationskosten auf der einen Seite und möglichen Nutzen auf der anderen Seite zu beleuchten.

Wrapping it up

Cushman & Wakefield begründet die Initiative zum 6 Feet Office wie folgt.

“The 6 feet rule” isn’t going away any time soon and we at Cushman & Wakefield understand how critical it is to normalize this guideline into everyday life. Eventually, we will all return to work, but we must not forget this golden rule.

Dem kann ich mich nur anschließen. Natürlich ist Technologie nur ein Aspekt eines Gesamtkonzeptes, das für den neuen Büroalltag benötigt wird. Aber wie hier aufgezeigt haben Corporate Real Estate Teams eine ganze Reihe an Tools zur Verfügung, um Mitarbeiter schnell und wirksam bei der Umsetzung der Abstandsregelungen im neuen Büroalltag zu unterstützen.

Als Kernkonzept hilft die Umstellung auf flexible Arbeitsplätze samt deren Buchung. Weitergehende Optimierungen sind möglich und bilden auch die Basis für ein verbessertes Workplace Management in der Zukunft. Wir von Thing-it stehen jederzeit bereit, die Konzepte, deren Sinnhaftigkeit und wo gewünscht die Umsetzung zu diskutieren.

Weitergehende Konzepte

Heute habe ich mich ausschließlich mit Arbeitsplätzen beschäftigt. Sicherlich gibt es noch andere Themen, bei denen Technologie auch helfen kann. Wir arbeiten unter anderem im Büroumfeld zurzeit noch an den Themen:

  • Social Distancing in Besprechungsräumen

  • Contact Tracing im Office

  • Risikoprävention in Eingangsbereich und Lobby inklusive Besuchermanagement

Um Updates zu diesen Themen zu erhalten, einfach Thing-it auf LinkedIn folgen.

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