Technologie für das 2 Meter Büro (6 Feet Office)

Im Grundriss zu erkennen sind unsere 4 Büros mit insgesamt 14 Arbeitsplätzen - die drei Räume oberhalb des Flures und der eine am rechten oberen Rand des Bildes. Die Besprechungsräume ignoriere ich für den Moment.

Mit Social Distancing Maßnahmen haben wir nun noch 6 von 14 Arbeitsplätzen zur Verfügung.

Knappheit von Arbeitsplätzen managen

Wie man von einem Technologieunternehmen erwarten kann, unterstützen wir Remote Work in jederlei Hinsicht. Deshalb hatten wir schon immer relativ wenig Arbeitsplätze für unsere Mitarbeiter. Bei uns kommt ein Arbeitsplatz auf ca. 1,5 Mitarbeiter. Durch die Social Distancing Maßnahmen erniedrigt sich die Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze um mehr als 60% auf einen pro ca. 4 Mitarbeiter.

Während alle unserer Mitarbeiter technisch in der Lage sind im Homeoffice zu arbeiten, gibt es dennoch eine Reihe von persönlichen und beruflichen Gründen, die einen Arbeitstag im Büro sinnvoll machen.

Woher weiß ich als Mitarbeiter, ob ich morgen einen Arbeitsplatz im Office haben werde?

Aufgrund der hohen Anzahl der Mitarbeiter pro Arbeitsplatz kann es schnell geschehen, dass zu viele Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sein wollen und nicht für alle ein sicherer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Um dies zu verhindern, setzen wir unser eigenes Produkt ein und buchen Arbeitsplätze ganz einfach und schnell per App. Das ist im Setup wahnsinnig schnell umzusetzen und dauert für die Mitarbeiter nur Sekunden. Damit kann bei uns jeder wissen, ob es noch Social Distancing konforme Arbeitsplätze gibt.

Wie man in 15 Sekunden in unserem Büro einen Arbeitsplatz aus dem Grundriss auswählt und reserviert zeige ich hier:

Wir haben zurzeit noch fest zugewiesene Arbeitsplätze. Wie kommunizieren wir mitten in der Krise einen Wandel des Arbeitsplatzmodells? Wollen wir überhaupt Flex Desking einführen?

Die Corona-Krise hat bereits ein neues Arbeitsplatzmodell etabliert: nahezu 100% Homeoffice. Es geht jetzt aus meiner Sicht darum, ein besseres Arbeitsplatzmodell als das de facto durch Corona erzwungene anzubieten. Ein Vergleich mit der Arbeitsplatzwelt vor Corona ist zwar emotional verständlich, geht aber an der Realität der aktuellen Situation vorbei.

Wir raten unseren Kunden, insbesondere denen mit mehreren großen Locations, buchbare Arbeitsplätze schrittweise einzuführen.

1. Schritt: Arbeitsplätze im Office anbieten: Nachdem eine Reihe von Arbeitsplätzen identifiziert wurde, an denen gearbeitet werden kann, werden diese einer Gruppe von Mitarbeitern angeboten. So kann z.B. eine Gruppe von 500 Mitarbeitern 50 Schreibtische im Office per Buchung in Selbstverwaltung nutzen. Keiner muss das nutzen, aber es ist eine Option, die viele heute nicht haben und unter Umständen sehr begrüßen. Die Buchung per App erlaubt die Selbst-Organisation und produziert damit wenig Overhead für die Verwaltung.

2. Schritt: Messen: Sobald gebucht wird fallen Daten an. Wie stark wird das Angebot angenommen? Wollen überhaupt konsistent 50 der 500 Mitarbeiter ins Büro? Sind es viel weniger? Sind es viel mehr? Wie zufrieden sind die Mitarbeiter, die ins Office kommen können? Da die aktuelle Situation für uns alle neu ist, sind derartige verlässliche und konkrete Daten der Schlüssel, der die Strategie zur Wiederbelebung der Büros informieren muss.

3. Schritt: Anpassen: Die Daten werden schnell zeigen, in welche Richtung sich das Büro weiterentwickeln muss. Wenn es nicht angenommen wird, kann analysiert werden, weshalb das so ist und andere Ansätze können ausprobiert werden. Wenn das Angebot aber gut angenommen wird, sollten mehr Arbeitsplätze auf diese Weise zur Verfügung gestellt werden. Dabei gilt es dann zu beobachten, ob die Social Distancing Disziplin eingehalten wird und ggf. zusätzliche Maßnahmen einzuführen sind. Und diese möchte man dann natürlch wieder vermessen.

Genutzte Schreibtische reinigen

Viren können auf manchen Oberflächen mehrere Tage erhalten bleiben und eine Infektionsgefahr darstellen. Um diese Gefahr zu minimieren sollten Arbeitsplätze täglich gründlich gereinigt werden. Um den Aufwand hierfür vertretbar zu halten sollten die tatsächlich genutzten Flächen bevorzugt gereinigt werden.

Thing-it hat für diese Zwecke eine prioritätsbasierte Steuerung für Reinigungskräfte entwickelt. In dieser Steuerung erfolgt die Disposition der Reinigungskräfte basierend auf Informationen in Thing-it, z.B. welcher Arbeitsplatz gebucht war oder aber - siehe unten - bei welchem Arbeitsplatz Belegung gemessen wurde.

Außerdem bewirkt die Umstellung auf flexible Arbeitsplätze in Kombination mit einer "Clean Desk Policy", dass Arbeitsplätze drastisch bessere Hygienewerte aufweisen. Fest zugewiesene Arbeitsplätze haben offenbar teilweise Hygienewerte, die schlechter als die von WCs sind - so zumindest besagt es HOK's Kay Sargent in folgendem Artikel: Isolation will force office rethink

Eine Umstellung auf dynamische Reinigung funktioniert nur in Zusammenarbeit mit dem Reinigungsdienstleister. Alle deutschen Reinigungsunternehmen, mit denen wir teilweise seit Jahren zusammenarbeiten, sind offen für diesen Wandel. Technologisch und organisatorisch sind sicher Dinge zu klären wie Datenschutz oder technische Ausstattung, was jedoch vor dem Hintergrund der aktuellen Krise gut zu meistern ist. Wir unterstützen gerne bei der Klärung dieser Fragestellungen.

Belegung von Arbeitsplätzen messen

Es kann sich lohnen, zusätzlich zur Buchung in die sensorbasierte Messung der Belegung zu investieren. Gründe hierfür sind:

1. Fehlnutzungen können mit Sensorik erkannt werden.

2. Leerbuchungen können verhindert werden.

3. Zu reinigende Flächen können genauer ermittelt werden.

4. Der zukünftige Flächenbedarf kann ermittelt werden.

Hardwareoptionen

In Bezug auf Messung der Auslastung von Arbeitsplätzen gibt es eine große Bandbreite an Hardware. Manche Gebäude, wie der cube berlin, The Ship Cologne, oder auch unser Lokschuppen sind bereits baulich mit Systemen ausgestattet, die eine Erfassung der Nutzung erlauben. Zu diesen Systemen gehören z.B. die wtec's smartengine oder auch Vossloh-Schwabe's Blue2Light.

In den allermeisten Büros ist heute allerdings keine Sensorik verbaut, sie muss als Retrofit-Lösung nachgerüstet werden. Dies bedeutet, Sensorik wird nur zum Zwecke der Arbeitsplatzanalyse ausgebracht und erfolgt nicht im Rahmen eines Neubaus oder einer größeren Renovierung.

Der Erfahrung nach sind folgende Aspekte sehr wichtig bei der Hardwareauswahl für den Retrofit:

1. Kein Kabel notwendig: Die Kosten der Verkabelung übertreffen die Kosten der Sensorik oft um ein Vielfaches. Im Retrofit müssen deshalb Sensoren eingesetzt werden, die keine Kabel benötigen.

2. Kein Batteriewechsel notwendig: Die Anzahl der benötigten Sensoren geht schnell in die Tausende. Batteriefehler und hoher Verbrauch der Sensorik können einen sehr hohen Wartungsaufwand bewirken, so dass man im schlimmsten Fall Personen nur dazu abstellt, Batterien zu tauschen.

Zwei Technologien, die diese Anforderungen erfüllen, sind:

1. EnOcean Multisensor: Die Stromversorgung geschieht über eine PV-Zelle auf dem Sensor und die Daten werden per EnOcean Radio an ein Gateway übertragen, von wo aus Thing-it sie aufnimmt.

2. Disruptive Technologies Temperatursensor: Die Stromversorgung ist über eine interne Batterie mit Haltbarkeit zwischen 5 und 15 Jahren sichergestellt, der Sensor funkt mittels eines Cloud Gateway die Daten in die Disruptive Technologies Cloud, von dort kommen sie zu Thing-it.

In beiden Fällen kann Thing-it aus den Daten der Sensoren ableiten, ob ein Arbeitsplatz belegt ist oder nicht und dies vielfältig nutzen, z.B. zu einer "Live" Anzeige. Die roten Punkt in der Anzeige unten stellen belegte Arbeitsplätze dar.