Wie modernes Flächenmanagement Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit vereint

Abstract

Unsere Büroumgebungen und Arbeitsmodelle verändern sich. Zwar geht jedes Unternehmen anders an diese Chance heran, aber es scheint eine Reihe von Unternehmen zu geben, die bei der Umgestaltung ihrer Büros
erfolgreicher sind als andere. Wir glauben daran, dass der Unterschied zwischen diesen Unternehmen vor allem darin besteht, wie sie die Beziehung zwischen Flächeneffizienz und einer positiven Workplace Experience definieren.

Traditionell betrachten Unternehmen Effizienz und Komfort oft als grundlegend gegensätzliche Kräfte, die nicht miteinander vereint werden können. Dabei kann das große Ganze übersehen werden, und es könnte
sogar zu falschen Schlussfolgerungen in Bezug auf die eigene Flächenplanung kommen.

Wir sind der Meinung, dass Unternehmen, die hingegen ein Gleichgewicht zwischen Flächeneffizienz und Workplace Experience anstreben, eine Vorreiterrolle bei der Umgestaltung des Arbeitsplatzes der Zukunft einnehmen.

Das so genannte „Workplace Equilibrium“ zwingt die Unternehmen dazu ihre Büroräume zu überdenken. Es erfordert eine ständige Neubewertung der eigenen Strategie, um den unerwünschten Status-Quo zu vermeiden, bei dem sowohl die Effizienz als auch eine gute Workplace Experience auf der Strecke bleiben.

Anhand echter Kundenbeispiele möchten wir zeigen, dass viele Unternehmen auf natürliche Weise in eine ungeeignete Bürogestaltung abdriften, die weder die Effizienz noch das Wohlbefinden fördert. Durch die iterative Überprüfung verfügbarer Datenpunkte wie Buchungen und Sensordaten, entlang unseres Workplace
Equilibrium Models, können Kunden die Effizienz effektiv steigern, ohne unerwartete Kompromisse bei der
Workplace Experience einzugehen.

Zum Autor

Marvin Christ – oder kurz Marv – ist Experte für Customer Success Management & Consulting bei Thing-it.

Nach seinen akademischen Abschlüssen in IT-Management und Praktischer Informatik sammelte er über fünf Jahre Berufspraxis in
verschiedenen Rollen innerhalb der Siemens-Niederlassung für intelligente Infrastruktur. Anschließend wechselte er in die PropTech-Startup-Szene zu Thing-it.

Mittlerweile ergänzen seine umfangreichen Erfahrungen bereits seit fünf Jahren das Thing-it-Skill-Set. Sein tiefgreifendes Know-how reicht von Software Engineering und komplexen IoT-Systemen bis hin zu einem weit-
reichenden Verständnis smarter Infrastruktur. Zum Einsatz kommen seine Kompetenzen bei Thing-it vorrangig in der Förderung der technischen Ausrichtung der Dienstleistungen und dem Pre-Sales-Enablement. Zudem unterstützt er bei der Entwicklung der Thing-it-Datenanalyse-Strategie und fördert den kundenorientierten Ansatz.

Als langjähriger Mitgestalter zahlreicher Kundenprojekte erlebt er die Veränderungen moderner Arbeitswelten hautnah mit und liefert wertvolle Impulse zum Thema Smart Office – sowohl aus technischer als auch strategischer Perspektive.

Funktion und Zweck eines Büros

Wir sollten überdenken, wie Büros funktionieren und welchen Zweck sie erfüllen.
Die Pandemie hat die traditionellen Büronormen auf den Kopf gestellt und zwingt die Unternehmen, die Rolle des physischen Arbeitsplatzes zu überdenken. Während hybride Modelle inzwischen weithin akzeptiert sind, ringen die Unternehmen weiterhin mit der Frage, wie viel Büroraum sie tatsächlich benötigen und wofür

Mitarbeitende im Büro zusammenkommen. Studien deuten darauf hin, dass Unternehmen aktuell versuchen, Mitarbeiter zurückzuholen - sei es durch Vorschriften oder Anreize (Firth, et al., 2023; Osiecka, et al., 2024). Das richtige Gleichgewicht zu finden, bleibt jedoch eine Herausforderung!

Häufig steht die Frage im Raum, ob Effizienz mit einer Verkleinerung der Fläche gleichzusetzen ist, oder ob ein erfolgreiches Arbeitsplatzmodell mehr als nur eine Optimierung der Räumlichkeiten voraussetzt. Unternehmen scheinen sich auf einem schmalen Grat zu bewegen: Sie müssen ihre Büroflächen optimieren, um effizient zu arbeiten, und gleichzeitig das Büro zu einem attraktiven und nutzerfreundlichen Ort für ihre Mitarbeitenden zu machen.

Effizienz und Komfort – keine Gegensätze

Effizienz und Komfort sind keine Gegensätze. Das Streben nach dem einen kann jedoch beides gefährden.
Traditionell haben Unternehmen eine erfolgreiche Flächenplanung als Kompromiss aus Flächeneffizienz und Arbeitsplatzerlebnis betrachtet. Demnach würde die Optimierung des einen auf Kosten des anderen gehen.

Bereits vor der Pandemie waren starre Bürolayouts oft weniger auf die Workplace Experience optimiert, sondern mehr auf Effizienz. Aber selbst dann blieben viele Schreibtische aufgrund von Krankheit, Urlaub und Geschäftsreisen ungenutzt (Advanced Workplace Associates Ltd., 2015).

Auf der anderen Seite ist mehr Platz pro Mitarbeiter auch keine Garantie für glückliche Mitarbeiter. Schlecht geplante Großraumbüros können sich mehr isolierend, als kollaborationsfördernd anfühlen und die Mitarbeiterzufriedenheit sogar verringern (Rothe, 2025). Gleichzeitig führen überfüllte Räume zu Stress und Ablenkungt. Die Lösung liegt darin, ein Gleichgewicht zu finden: Eine mäßig hohe Belegungsdichte fördert Kreativität und Interaktion aber ab einer bestimmten Schwelle nehmen die Vorteile wieder ab. Nach Rothe schafft ein schlecht geplantes, flexibles Büro sogar schlechtere Arbeitsergebnisse, als ein klassisches Großraumbüro.

In der Realisierung von Zur Erlangung des Gleichgewichts geht es also nicht nur darum, den Platz zu maximieren oder zu minimieren. Stattdessen müssen moderne Arbeitsplätze so gestaltet werden, dass sie sich an die Bedürfnisse der Mitarbeiter und an die Dynamik von Teamgrößen anpassen und dabei gleichzeitig eine hohe Effizienz und Produktivität gewährleisten.

Das Workplace Equilibrium Model - WEM

Erreiche das Gleichgewicht am Arbeitsplatz.
Die vorangegangenen Beispiele veranschaulichen, was wir für eine wesentliche Erkenntnis halten: Effizienz am Arbeitsplatz und Mitarbeiterkomfort sind keine gegensätzlichen Ziele, sondern in der Tat eng miteinander verbunden. Wir von Thing-it beobachten, dass jene Unternehmen, welche diese Ziele nicht als Gegensätze sehen, bei der Modernisierung ihrer Büroumgebungen den größten Erfolg erzielen. Stattdessen bringen sie diese beiden Ziele strategisch in Einklang, um ein ausgewogenes Bürokonzept zu schaffen. Basierend auf diesem Ansatz, haben wir das „Workplace Equilibrium Model – kurz WEM “ entwickelt: Ein strukturiertes, zweidimensionales Framework, das Unternehmen dabei unterstützt, sowohl die Flächeneffizienz als auch die Workplace Experience zu evaluieren und zu optimieren.

Anstatt Effizienz und Workplace Experience am Arbeitsplatz als gegensätzliche Kräfte zu betrachten, stellt das WEM sie als zwei unterschiedliche, aber miteinander verbundene Achsen dar. Dieser Ansatz erlaubt Unternehmen ihre aktuellen Arbeitsplatzstrategien in vier Quadranten einzuordnen, von denen jeder ein unterschiedliches Gleichgewicht (oder Ungleichgewicht) von Effizienz und Workplace Experience darstellt. Indem sie über eine lineare Sichtweise hinausgehen, können Unternehmen besser verstehen, was ihre Bürowelten beeinflusst und wie sie diese positiv weiterentwickeln können.

Im Folgenden werden wir jeden Quadranten skizzieren und die dahinterstehenden Überlegungen erörtern.

Der obere linke Quadrant

Komfort um jeden Preis

Dieser Quadrant repräsentiert die Organisationen, welche die Workplace Experience über alles andere stellen. Hier steht die Zufriedenheit der Mitarbeiter an erster Stelle - unabhängig von der Flächenauslastung. Aus Gesprächen mit unseren Kunden geht hervor, dass diese Sichtweise oft so ausgedrückt wird:

„Es darf nie passieren, dass ein Mitarbeiter keinen freien Schreibtisch oder Raum findet, wenn er ihn braucht. Es ist für uns in Ordnung, wenn das Büro nicht voll ausgelastet wird.“

Dieser Ansatz mag zwar für den Komfort der Mitarbeiter von Vorteil sein, führt aber zu Ineffizienzen, die finanzielle und ökologische Folgen haben können. Ungenutzter Büroraum führt konsequenterweise zu überhöhten Kosten für Immobilien, Instandhaltung und Energieverbrauch. Faktoren, die immer kritischer gesehen werden, da die eigene Nachhaltigkeit zu einer zunehmenden Priorität für Unternehmen wird (CBRE, 2024a). Wie wir bereits angeführt haben, sind wir außerdem der Meinung, dass sich eine zu leere Büroumgebung negativ auf die Arbeitsmoral, das Engagement und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter auswirken kann. Ein Büro, das sich verlassen anfühlt, kann genau die positive Workplace Experience zerstören, die es eigentlich verbessern soll.