Kosten senken, Zufriedenheit
und Effizienz steigern
BASF setzt auf sensorbasiertes Flächenmanagement
Gemeinsam mit Thing-it hat BASF im Hub Berlin eine intelligente Arbeitsplatzlösung realisiert, die die hybride Arbeitswelt optimal unterstützt.
Das neue Buchungssystem von Thing-it für Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und weitere Ressourcen sowie eine White-Label-App im BASF-Design ermöglichen eine effiziente Planung und Nutzung der Büroflächen.
Sensorbasierte Nutzungsanalysen liefern zudem wertvolle Daten zur tatsächlichen Flächenauslastung und ermöglichen eine dynamische, bedarfsgerechte Planung.
Problemstellung: Herausforderungen der hybriden Arbeitswelt, bei einem Umzug in ein kleineres Gebäude
BASF befand sich in einem tiefgreifenden Wandel. Ursprünglich arbeiteten die Mitarbeiter in einem riesigen, traditionellen Bürogebäude mit 20 Stockwerken und festen Arbeitsplätzen. Doch der Mietvertrag lief aus, und durch die Pandemie veränderte sich das Arbeitsmodell grundlegend. Der Umzug in ein neues hybrides Arbeitsumfeld – den BASF Hub Berlin mit nur sechs Stockwerken – stellte BASF vor Herausforderungen, da dieser 40 % weniger Fläche bei gleicher Mitarbeiteranzahl bot:
„Durch die gemeinsam mit Thing-it umgesetzte Anpassung der Head-to-desk-ratio von einem starren 1:1- zu einem flexiblen 3:1-Verhältnis konnte die Mietfläche reduziert und gleichzeitig die Arbeitsplatznutzung optimiert werden. Dies führte zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen. “
Mattieu Jonathan Plainevaux
Global Business Services Intranet Apps, BASF
Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle: Flexible Arbeitsplatzbuchungen ermöglichen.
Notwendigkeit eines modernen Flächenmanagements: Effiziente Nutzung begrenzter Ressourcen.
Effiziente Nutzung von Besprechungsräumen und Büroflächen: Optimierung der Raumauslastung sicherstellen.
Change-Management: Reibungslose Akzeptanz der neuen, hybriden Arbeitsweise fördern. Besonders langjährige Mitarbeiter standen dem Wechsel zu Shared-Desks anfangs kritisch gegenüber.
Mangelnde Motivation zur Mitarbeiter-Rückkehr: Anpassung an neue Strukturen erleichtern.
Entscheidungsprozess: Warum Thing-it?
Nach Evaluierung verschiedener Büromanagement-Lösungen entschied sich BASF für Thing-it. Ausschlaggebend waren folgende Faktoren:
Nahtlose Integration
Anbindung an die bestehende IT-Landschaft, inklusive Outlook-Kalender und Microsoft 365.
Sensorbasiertes Flächenmanagement
Automatisierter Checkin und Checkout stellt sicher, dass reservierte, aber nicht genutzte Plätze freigegeben werden. Ergänzend liefern Dashboards Echtzeit-Einblicke in die Arbeitsplatznutzung und ermöglichen eine datenbasierte Planung der Büroflächen.
Erfahrung und passende Referenzen
Erfolgreiche Implementierung bei vergleichbaren Großunternehmen, wie z.B. Deloitte, Rolls-Royce, Drees & Sommer, Hypoport.
Breite Feature-Palette
Thing-it bot eine umfassende Buchungslösung für Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze, Locker uvm.
Individuelle Rechteverwaltung
Die SCIM-Integration ermöglicht eine automatische Synchronisation von Nutzerrollen und Berechtigungen, wodurch Zugriffsrechte effizient und compliance-konform verwaltet werden.
„Die Kompatibilität von Thing-it hat uns überzeugt. Die Lösung lässt sich problemlos an unsere komplexe IT-Struktur anpassen."
Mattieu Jonathan Plainevaux
Global Business Services Intranet Apps, BASF
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Die Lösung:
Optimierung der Büroflächen durch sensorbasierte Buchungssysteme
Thing-it wurde als Workplace Experience Plattform für den BASF Hub Berlin eingeführt und hat dazu beigetragen, zahlreiche Arbeitsprozesse zu optimieren:
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Mitarbeiter können Arbeitsplätze und Meetingräume flexibel buchen.
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Freigabe ungenutzter Ressourcen zur optimalen Raumnutzung – No-Shows werden erkannt & Leerstände vermieden.
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Sensorgestützte Nutzungsauswertungen zur dynamischen Optimierung der Flächenplanung und -nutzung.
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Das Look & Feel der App ist vollständig an das Corporate Design von BASF angepasst. Dadurch entsteht eine einheitliche Nutzererfahrung über alle Unternehmenskanäle hinweg, was sowohl die Akzeptanz der App bei Mitarbeitern und Management als auch die Identifikation mit der Lösung deutlich stärkt.
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Home-Zones und Buchungsübersichten für bessere Kollaboration.
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Indoor-Navigation per Bluetooth-Beacons erleichtern das Finden von Arbeitsplätzen - besonders in Großraumbüros.
Das Ergebnis: Mehr Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit durch Thing-it
Durch den Einsatz von Thing-it konnte BASF signifikante Erfolge erzielen:
Flächeneffizienz und Kostenreduktion
Gemeinsam mit Thing-it hat BASF ein neues Flächenkonzept umgesetzt, welches eine positive Workplace-Experience garantiert, während den Mitarbeitern nach dem Umzug 40 % weniger Bürofläche zur Verfügung stehen. Durch die reduzierte Fläche spart BASF monatlich ca. 450.000 € an Mietkosten.
Datenbasierte Entscheidungsfindung
Dashboards und sensorbasierte Nutzungsanalysen bieten wertvolle Erkenntnisse, um die Büroauslastung zu verstehen und fundierte strategische Entscheidungen zur Flächenoptimierung zu treffen.
Flexiblere Zusammenarbeit
Die Bürofläche kann dynamisch genutzt werden, wodurch spontane Meetings und eine agile Zusammenarbeit gefördert werden.
Bessere Nutzererfahrung und intuitive Buchung
Eine benutzerfreundliche White- Label-App mit Outlook-Synchronisation ermöglicht eine intuitive Buchung und erleichtert den Arbeitsalltag der Mitarbeiter.
„Der wichtigste messbare Vorteil besteht in der signifikanten Reduzierung der Büromiete. Ohne das Tool hätte das Unternehmen ein viel größeres Gebäude benötigt, was zu höheren Kosten geführt hätte."
Mattieu Jonathan Plainevaux
Global Business Services Intranet Apps, BASF
„Im Dashboard können wir zum ersten Mal sehen, wie das Büro tatsächlich genutzt wird. Wir können erkennen, welche Plätze und Besprechungsbereiche viel genutzt werden und welche nicht. Diese Informationen können für datengestützte Managemententscheidungen genutzt werden."
Toon De Backer
Executive Expert Business Solutions, BASF
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Ausblick: Zukunftsvisionen und Weiterentwicklungen von Thing-it bei BASF
Die Implementierung von Thing-it hat gezeigt, dass digitale Technologien eine zentrale Rolle in der Transformation moderner Arbeitswelten spielen. BASF plant, die Datenanalyse weiter auszubauen und mithilfe des Data Cube Projekts detaillierte Dashboards zu entwickeln, um die Raumnutzung noch effizienter zu gestalten.
Der Data Cube wird dabei als zentrale Datenquelle für die Raumanalysen dienen. Er ermöglicht es, Trends in der Raumnutzung frühzeitig zu erkennen, sodass schnelle Anpassungen vorgenommen werden können.
Durch die Integration von Echtzeitdaten, werden Entscheidungen zur Büro- und Raumgestaltung kontinuierlich optimiert, was zu einer nachhaltigeren und flexibleren Arbeitsumgebung führt.
Dieses Projekt verdeutlicht, wie digitale Technologien die Arbeitswelt transformieren und wie Unternehmen durch den gezielten Einsatz sensorbasierter Datenanalysen ihre Ressourcen optimal nutzen können.
Der BASF Hub Berlin: Flexibilität trifft auf Effizienz
Betreuter Standort:
BASF HUB Berlin
Mitarbeiter:
Über 3.500 Mitarbeiter
Bürofläche:
900 Arbeitsplätzen
Besprechungsräumen:
220
Der BASF Hub Berlin ist eine zentrale Niederlassung des weltweit führenden Chemiekonzerns und ein essenzieller Bestandteil des globalen Netzwerks von BASF. Mit 15.000 m² Bürofläche, 900 Arbeitsplätzen und 220 Besprechungsräumen bietet der Hub eine moderne, flexible Arbeitsumgebung für rund 3.500 Nutzer.
Die Einführung von Thing-it unterstützt BASF dabei, ein innovatives und effizientes Arbeitsumfeld zu schaffen, das optimal auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten ist.
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BASF Success Story
Weitere Success Stories
"Das Gehirn eines Gebäudes! Mit seiner Technologie und seinen Schnittstellen schafft es Thing-it, unsere Konzepte zum Leben zu erwecken. Gebäude, Technik, Nutzer und Geräte sind so digital miteinander verbunden."
Steffen Szeidl
Vorsitzender Drees & Sommer
"Wir haben uns für Thing-it entschieden, weil die Plattform in unserem Scoring alle Mitbewerber übertroffen hat - es war die Workplace-Lösung mit der besten Usability, dem breitesten Spektrum an Anwendungsfällen und sie lässt sich leicht mit zusätzlichen Funktionen integrieren."
Lennart Goschin
Leiter der Digitalisierung Hypoport
Weltweites Kunden- und Partnernetzwerk
